Menerima Barang Titipan Tanpa Kehilangan Jejak Pemiliknya

Titipan hampir selalu dimulai dengan cara yang sama. Seseorang menawarkan barangnya untuk dipajang, tidak perlu dibayar di muka, bayar kalau laku saja. Terdengar tidak ada ruginya, jadi diterima begitu saja tanpa catatan khusus.

Masalahnya muncul dua atau tiga bulan kemudian, saat penitip datang menanyakan hasil penjualan dan tidak ada satu pun angka yang bisa dipakai untuk menjawabnya.

Titipan bukan stok Anda, tapi tetap harus tercatat

Ini sumber kekacauan yang paling sering kami temui. Karena barang titipan tidak dibeli, ia tidak masuk catatan pembelian. Karena tidak masuk catatan pembelian, ia juga tidak pernah masuk daftar stok. Padahal barangnya nyata, berdiri di rak, dan ikut terjual di kasir.

Akibatnya dua hal. Pertama, laporan penjualan terlihat untung besar, sebab harga pokok barang titipan tidak pernah dihitung — padahal sebagian besar uang itu milik orang lain. Kedua, saat stok opname, selisihnya tidak bisa dijelaskan.

Aturannya sederhana: catat barang titipan sebagai stok, dengan penanda bahwa pemiliknya bukan Anda. Yang membedakannya dari barang beli putus hanya satu, yaitu ke mana uangnya pergi setelah terjual.

Sepakati empat hal sebelum barang masuk

Kesepakatan lisan selalu terasa cukup di hari pertama dan selalu kurang di hari kesekian. Empat hal ini sebaiknya ditulis, cukup di selembar kertas yang ditandatangani berdua:

1. Harga jual dan bagian masing-masing. Tentukan apakah bagian Anda berupa persentase atau selisih dari harga titip. Sebutkan juga siapa yang boleh mengubah harga jual.
2. Siapa menanggung barang rusak, hilang, atau kedaluwarsa. Ini yang paling sering menjadi pertengkaran, dan hampir tidak pernah dibicarakan di awal.
3. Kapan penitip boleh mengambil kembali barangnya. Beserta pemberitahuan berapa hari sebelumnya.
4. Kapan uang disetorkan. Tanggal tetap, bukan "nanti kalau sudah terkumpul".

Hitung yang laku, bukan yang tersisa

Cara paling umum menghitung bagi hasil adalah dengan mengurangi jumlah barang yang dititipkan dengan sisa di rak. Cara itu bekerja sampai ada satu barang pecah, satu diambil untuk contoh, atau satu dikembalikan pelanggan.

Yang lebih jujur adalah menghitung dari transaksi penjualan: berapa unit yang benar-benar keluar lewat kasir. Sisa di rak dipakai sebagai pemeriksaan, bukan sebagai dasar perhitungan. Kalau keduanya tidak cocok, selisihnya perlu dijelaskan sekarang, bukan saat penitip sudah menunggu di depan.

Pada Sistem Manajemen Warung dan Sistem Toko Bangunan, setiap barang punya riwayat penjualannya sendiri, jadi pertanyaan "bulan ini yang laku berapa" dijawab dari catatan transaksi, bukan dari hitungan mundur di rak.

Tanggal setoran yang tetap membuat hubungan awet

Penitip jarang mempermasalahkan besarnya bagian. Yang membuat mereka gelisah adalah ketidakpastian kapan uangnya cair.

Tetapkan satu tanggal, misalnya setiap tanggal 5 untuk penjualan bulan sebelumnya. Serahkan rinciannya, bukan hanya uangnya: berapa unit terjual, berapa harga jualnya, berapa sisa di rak. Satu lembar rincian menghemat banyak percakapan yang tidak enak, dan biasanya membuat penitip menambah barangnya sendiri tanpa diminta.

Konsinyasi berjalan baik bukan karena kepercayaan, melainkan karena kedua pihak melihat angka yang sama pada tanggal yang sama.

Kapan sebaiknya menolak titipan

Barang titipan bukan selalu tambahan gratis. Ia memakan ruang rak, perhatian karyawan, dan pekerjaan pencatatan yang nyata. Beberapa keadaan yang membuat kami menyarankan menolak dengan sopan:

• Barangnya bersaing langsung dengan barang beli putus Anda sendiri yang sudah laku. Rak yang laku terlalu mahal untuk diisi barang dengan margin lebih kecil.
• Penitipnya tidak bersedia menuliskan kesepakatan. Kalau di awal saja sudah enggan, penyelesaian selisih nanti akan jauh lebih sulit.
• Barangnya punya tanggal kedaluwarsa pendek sementara tidak ada kejelasan siapa yang menanggung sisanya.

Menolak satu titipan lebih murah daripada menyimpan barang yang tidak laku selama setahun sambil tetap harus menghitungnya setiap bulan.

Mulai dari yang sudah ada di rak

Kalau saat ini sudah ada barang titipan yang tidak tercatat, jangan menunggu sistem baru untuk merapikannya. Hitung fisiknya hari ini, catat sebagai saldo awal per hari ini juga, lalu sepakati ulang dengan penitipnya secara tertulis. Riwayat sebelumnya diselesaikan sekali dengan cara terbaik yang bisa disepakati bersama, dan tidak perlu ikut dibawa.

Prinsipnya sama seperti saat merapikan catatan pembelian dan utang ke supplier: yang penting bukan membereskan seluruh masa lalu, melainkan memastikan mulai besok pagi tidak ada lagi barang di rak yang tidak diketahui siapa pemiliknya.