Mencatat Pembelian dan Utang ke Supplier Tanpa Tercecer

Hampir semua usaha yang kami dampingi merapikan sisi penjualan lebih dulu. Wajar: uang masuk terasa lebih mendesak untuk dicatat. Sisi pembelian dibiarkan berupa tumpukan nota di laci, dan baru diurus saat supplier menagih.

Padahal di sisi itulah margin paling sering bocor tanpa ketahuan.

Nota pembelian bukan sekadar bukti bayar

Nota dari supplier menyimpan tiga hal sekaligus: barang apa yang masuk, berapa harga belinya hari itu, dan kapan tagihannya jatuh tempo. Kalau nota hanya ditumpuk sampai akhir bulan, ketiganya hilang bersamaan.

Yang paling terasa adalah stok. Barang sudah ada di rak, tapi belum tercatat masuk, sehingga angka di sistem lebih kecil daripada kenyataan. Karyawan yang melihat stok kosong lalu memesan lagi — dan gudang menumpuk barang yang sebenarnya sudah datang.

Catat barang masuk pada hari barang itu diterima, bukan pada hari notanya dibayar. Dua kejadian ini sering berbeda minggu, dan mencampurnya membuat stok maupun utang sama-sama meleset.

Harga beli berubah diam-diam

Supplier jarang mengumumkan kenaikan harga. Harganya hanya berbeda di nota berikutnya, naik beberapa ratus rupiah, dan tidak ada yang memperhatikan.

Kalau harga jual Anda tidak ikut ditinjau, margin menipis pelan-pelan selama berbulan-bulan. Ini penyebab yang paling sering kami temui di balik keluhan "omzet naik tapi uangnya tidak terasa".

Menyimpan harga beli di setiap transaksi pembelian membuat perubahan itu terlihat sebagai riwayat, bukan sebagai kejutan. Anda bisa menjawab pertanyaan sederhana yang sulit dijawab dari ingatan: barang ini tiga bulan lalu saya beli berapa?

Utang juga punya jatuh tempo

Banyak pemilik usaha sudah rapi mencatat siapa yang berutang kepada mereka, tetapi tidak mencatat kepada siapa mereka berutang. Akibatnya jatuh tempo diketahui dari telepon supplier, bukan dari catatan sendiri.

Dua kerugiannya nyata. Pertama, uang di kas terlihat lebih banyak daripada yang sebenarnya bisa dipakai, karena sebagian sudah menjadi milik supplier minggu depan. Kedua, potongan pembayaran cepat yang ditawarkan supplier hampir selalu terlewat.

Perlakukan daftar utang persis seperti daftar piutang: satu tempat, dengan tanggal jatuh tempo, ditinjau seminggu sekali. Cara meninjaunya mirip dengan yang kami tulis di artikel tentang menagih piutang tanpa merusak hubungan — hanya arahnya yang terbalik.

Satu barang, satu nama

Masalah kecil yang merusak semua catatan pembelian: barang yang sama masuk dengan nama berbeda dari dua supplier. "Semen 40kg" dan "Semen Sak 40 Kg" akhirnya menjadi dua baris stok, masing-masing dengan angka yang setengah benar.

Tetapkan satu nama dan satu satuan untuk setiap barang, lalu pakai nama itu apa pun yang tertulis di nota supplier. Kalau supplier menjual per pak isi dua belas sementara Anda menjual per pcs, konversinya diputuskan sekali di awal, bukan dikira-kira setiap kali barang datang.

Pencatatan pembelian tidak perlu rumit. Yang membuatnya berantakan hampir selalu bukan jumlah transaksinya, melainkan penamaan yang berubah-ubah.

Mulai dari tiga hal saja

Kalau selama ini pembelian tidak pernah dicatat, jangan mulai dengan membuat sistem pembelian yang lengkap. Cukup catat tiga hal setiap kali barang datang:

1. Tanggal barang diterima dan siapa suppliernya
2. Jumlah dan harga beli per barang, apa adanya sesuai nota
3. Tanggal jatuh tempo kalau pembayarannya belum lunas

Tiga hal ini sudah cukup untuk membuat stok akurat, harga beli terlacak, dan utang tidak mengejutkan. Sisanya — nomor pesanan, riwayat penawaran, penilaian supplier — bisa menyusul setelah kebiasaan ini bertahan sebulan.

Kapan ini belum perlu

Kalau Anda membeli dari satu supplier saja, membayar tunai di tempat, dan barangnya kurang dari sepuluh jenis, buku sederhana masih memadai. Sistem baru terasa berguna ketika supplier bertambah, sebagian pembelian mulai berbentuk utang, dan harga beli tidak lagi bisa diingat.

Pada sistem yang kami sediakan untuk toko, warung, apotek, dan restoran, pencatatan pembelian menyatu dengan stok: barang yang dicatat masuk langsung menambah persediaan, dan utangnya ikut tercatat di tempat yang sama. Daftar layanannya bisa dilihat di katalog produk.

Yang menentukan hasilnya tetap bagian yang paling sederhana — nota dicatat pada hari barang datang, bukan pada hari supplier menagih.