Kalau Usaha Ini Suatu Hari Diteruskan, Apa yang Sebenarnya Ikut Diwariskan?

Banyak usaha kecil di Indonesia dibangun dengan niat yang sama: suatu hari nanti, usaha ini akan diteruskan. Oleh anak, oleh menantu, atau oleh karyawan kepercayaan yang sudah ikut sejak awal.

Yang jarang dipikirkan adalah pertanyaan berikutnya. Kalau hari itu datang, apa sebenarnya yang bisa diserahkan? Nama toko, tempat usaha, dan pelanggan setia jelas ikut. Tetapi cara usaha itu berjalan sehari-hari sering kali tidak tertulis di mana pun.

Yang selama ini hanya ada di kepala pemilik

Coba bayangkan penerus Anda duduk di meja kasir besok pagi, tanpa Anda di sampingnya. Pertanyaan apa yang akan langsung muncul?

• Harga. Berapa harga modal tiap barang, dan berapa batas diskon yang masih aman untuk pelanggan tertentu?
• Pemasok. Barang ini biasanya dipesan ke siapa, berapa lama datangnya, dan pemasok mana yang bisa diajak menunda pembayaran?
• Piutang dan utang. Siapa saja yang masih punya bon, sejak kapan, dan berapa? Tagihan pemasok mana yang jatuh tempo bulan ini?
• Kebiasaan pelanggan. Pelanggan mana yang selalu belanja di awal bulan, siapa yang minta diantar, siapa yang tidak boleh diberi kredit lagi?

Bagi pemilik yang sudah belasan tahun menjalankan usaha, semua ini terasa jelas. Justru karena terasa jelas, tidak pernah ada yang menuliskannya.

Buku catatan lama tidak cukup untuk diwariskan

Sebagian pemilik usaha memang rajin mencatat. Ada buku penjualan, buku bon, buku stok, dan nota-nota yang disimpan di laci. Itu jauh lebih baik daripada tidak mencatat sama sekali.

Masalahnya, catatan seperti itu biasanya hanya bisa dibaca dengan lengkap oleh orang yang menulisnya. Singkatan yang dipakai, coretan yang artinya "sudah lunas", angka di pinggir halaman yang merupakan potongan harga khusus. Semuanya masuk akal bagi penulisnya, dan membingungkan bagi orang lain.

Yang kami temui di lapangan, penerus sering menghabiskan bulan-bulan pertamanya bukan untuk mengembangkan usaha, tetapi untuk menebak. Menebak harga yang benar, menebak siapa yang masih berutang, menebak kenapa stok barang tertentu selalu dipesan dalam jumlah tertentu.

Usaha yang hanya bisa dijalankan oleh pendirinya belum benar-benar bisa diwariskan. Yang bisa diteruskan baru nama dan tempatnya.

Serah terima yang terjadi tiba-tiba

Kita membayangkan serah terima sebagai sesuatu yang direncanakan: pemilik pensiun dengan tenang, penerus sudah siap, ada waktu berbulan-bulan untuk belajar bersama.

Kenyataannya sering tidak begitu. Pemilik jatuh sakit, harus merawat keluarga di kota lain, atau sekadar kelelahan dan perlu berhenti lebih cepat dari rencana. Dalam keadaan seperti itu, tidak ada waktu untuk menjelaskan semuanya satu per satu. Penerus harus langsung menjalankan usaha dengan apa pun yang tersedia hari itu.

Kami pernah menulis tentang pertanyaan yang lebih ringan, apakah usaha tetap berjalan kalau Anda libur seminggu. Pertanyaan tentang mewariskan usaha adalah versi panjangnya: bagaimana kalau Anda tidak kembali ke meja kasir sama sekali?

Yang berubah ketika usaha dijalankan dengan sistem

Sistem manajemen usaha tidak menggantikan pengalaman pemilik. Penilaian tentang pelanggan, intuisi soal barang yang akan laku, dan hubungan baik dengan pemasok tetap harus diajarkan langsung.

Tetapi sebagian besar hal yang selama ini hanya ada di kepala bisa dipindahkan ke tempat yang bisa dibuka siapa pun yang diberi akses:

• Daftar barang lengkap dengan harga modal dan harga jual, jadi penerus tidak perlu menebak.
• Riwayat pembelian ke tiap pemasok, sehingga terlihat barang apa yang biasa dipesan, kapan, dan berapa banyak.
• Piutang tiap pelanggan dan utang ke tiap pemasok, lengkap dengan tanggal dan sisa tagihannya.
• Riwayat transaksi yang menunjukkan bulan-bulan ramai dan sepi, sehingga penerus tidak harus mengulang semua pelajaran dari nol.

Yang terpenting, catatan itu terbentuk dengan sendirinya selama usaha berjalan seperti biasa. Anda tidak perlu menyisihkan waktu khusus untuk "menulis buku panduan usaha". Setiap transaksi yang dicatat hari ini adalah satu halaman yang kelak bisa dibaca penerus Anda.

Kalau penerusnya belum jelas

Sebagian pemilik merasa topik ini belum relevan karena belum tahu siapa yang akan meneruskan, atau bahkan apakah usaha ini akan diteruskan. Itu wajar.

Tetapi usaha yang catatannya rapi tetap lebih mudah diserahkan kepada siapa pun, entah anak, karyawan senior, atau pembeli kalau suatu saat usaha ini dijual. Calon pembeli maupun pihak yang memberi pinjaman modal akan bertanya hal yang sama: bagaimana kondisi usaha ini sebenarnya? Kami membahas sisi itu di artikel tentang catatan usaha saat mengajukan modal tambahan.

Kami juga tidak akan mengatakan setiap usaha harus memakai sistem besok pagi. Kalau usaha Anda masih kecil, dijalankan sendiri, dan belum ada rencana untuk diteruskan, buku catatan yang rapi bisa jadi sudah cukup untuk saat ini.

Satu percakapan untuk minggu ini

Ajak orang yang paling mungkin meneruskan usaha Anda untuk duduk sebentar. Minta ia membayangkan menjalankan usaha sendirian selama satu minggu, lalu tuliskan semua hal yang menurutnya harus ditanyakan kepada Anda.

Daftar itu adalah peta pengetahuan yang selama ini hanya ada di kepala Anda. Semakin panjang daftarnya, semakin besar alasan untuk mulai memindahkannya ke tempat yang bisa dibaca orang lain.

Kalau Anda ingin melihat sistem yang dibuat untuk jenis usaha tertentu, dari warung, toko bangunan, bengkel, hingga apotek, semuanya ada di katalog layanan.

Usaha yang dibangun bertahun-tahun layak diteruskan dengan lebih dari sekadar nama di papan depan.