Saat Mengajukan Modal Tambahan, Catatan Usaha Anda Ikut Dinilai

"Usahanya sudah jalan berapa lama, Pak? Omzet per bulan kira-kira berapa? Ada catatannya?"

Pertanyaan seperti itu hampir selalu muncul ketika pemilik usaha mengajukan modal tambahan, entah ke bank, koperasi, lembaga pembiayaan, atau bahkan ke kerabat yang mau ikut menanam uang. Banyak pemilik usaha bisa menjawab dua pertanyaan pertama dengan yakin. Pertanyaan ketiga yang sering membuat jeda panjang.

Usahanya nyata, pelanggannya ada, barangnya laku. Tetapi ketika diminta menunjukkan buktinya di atas kertas, yang tersedia hanya buku tulis yang tidak lengkap, tumpukan nota, dan ingatan.

Pemberi modal tidak melihat toko Anda setiap hari

Anda tahu usaha Anda ramai karena Anda ada di sana setiap hari. Pihak yang akan meminjamkan uang tidak punya kesempatan itu. Mereka hanya bisa menilai dari apa yang Anda tunjukkan, dan dari situ menebak apakah uangnya akan kembali.

Karena itu, yang mereka cari biasanya bukan angka yang besar, melainkan angka yang masuk akal dan bisa ditelusuri:

• Berapa penjualan dari bulan ke bulan, dan apakah polanya wajar.
• Berapa yang benar-benar tersisa setelah belanja barang dan biaya operasional dibayar.
• Apakah uang usaha dan uang pribadi bisa dibedakan.
• Apakah ada cicilan atau utang lain yang sedang berjalan.

Usaha yang omzetnya sedang tetapi catatannya rapi sering kali lebih mudah dipercaya daripada usaha yang omzetnya besar tetapi hanya bisa dijelaskan secara lisan.

Masalahnya bukan malas, tetapi catatannya tidak pernah dirancang untuk dibaca orang lain

Kebanyakan pencatatan manual dibuat untuk satu orang: pemiliknya sendiri. Singkatan hanya dipahami penulisnya, halaman yang hilang tidak terasa, dan selisih kecil dianggap sudah dimaklumi.

Itu cukup selama tidak ada yang bertanya. Begitu ada pihak luar yang perlu memahami usaha Anda, kelemahannya langsung terlihat:

1. Angkanya tidak bisa dijumlahkan dengan cepat. Merekap enam bulan penjualan dari buku tulis bisa makan berhari-hari, dan hasilnya tetap diragukan.
2. Tidak ada pemisahan yang jelas. Belanja dapur rumah dan belanja barang dagangan tercampur di satu rekening dan satu buku.
3. Ada bulan yang kosong. Bulan ketika pemilik sakit atau sedang sibuk sering kali tidak tercatat sama sekali, dan celah itu menimbulkan pertanyaan.
4. Tidak ada laba yang bisa ditunjukkan. Yang ada hanya saldo, padahal saldo bukan keuntungan. Kami pernah membahas bedanya di artikel tentang laporan laba rugi.

Pada titik ini, banyak pemilik usaha baru mulai merapikan catatan, ketika pengajuan sudah di depan mata. Hasilnya terburu-buru, dan angka yang disusun mendadak justru lebih mudah dicurigai.

Catatan yang meyakinkan bukan yang disusun seminggu sebelum mengajukan, tetapi yang sudah berjalan berbulan-bulan tanpa ada yang menyuruh.

Catatan yang baik tidak bisa dibuat mundur

Inilah bagian yang paling sering terlambat disadari. Sistem bisa dipasang hari ini, tetapi riwayat penjualan enam bulan lalu tidak bisa dibuat ulang dengan jujur. Kalau tahun depan Anda berencana menambah gerobak, membuka cabang, atau membeli mesin baru, catatan yang akan dinilai nanti adalah catatan yang Anda mulai dari sekarang.

Kami membahas hal ini lebih panjang di artikel tentang data lama yang tidak bisa dipasang ulang. Intinya sederhana: semakin cepat mulai, semakin panjang riwayat yang bisa Anda tunjukkan ketika kesempatan itu datang.

Apa yang berubah ketika usaha sudah memakai sistem

Sistem manajemen tidak membuat usaha Anda otomatis layak mendapat pinjaman. Yang dilakukannya lebih mendasar: membuat setiap transaksi tercatat dengan cara yang sama setiap hari, sehingga ketika suatu saat dibutuhkan, rekapnya sudah ada.

Dalam praktik sehari-hari, perbedaannya terasa seperti ini:

• Penjualan per bulan bisa dilihat tanpa menghitung ulang. Tidak perlu membuka nota satu per satu.
• Pembelian barang dan biaya tercatat terpisah dari penjualan. Sehingga sisa yang sebenarnya bisa dihitung, bukan ditebak.
• Riwayatnya utuh. Tidak ada halaman yang sobek atau buku yang ketinggalan di rumah.
• Angkanya konsisten dengan rekening. Terutama kalau sebagian besar pembayaran sudah lewat transfer atau QRIS.

Bagian terakhir itu penting. Rekening usaha yang terpisah dari rekening pribadi, ditambah catatan penjualan yang cocok dengannya, adalah dua bukti yang saling menguatkan. Kalau keduanya masih tercampur, artikel tentang memisahkan uang usaha dan uang pribadi bisa menjadi langkah awal.

Kapan ini belum menjadi prioritas

Kami tidak akan mengatakan setiap usaha harus memakai sistem demi pinjaman. Kalau Anda tidak berencana menambah modal dari luar, usaha masih sangat kecil, dan semua transaksi masih Anda pegang sendiri, buku yang rapi dan konsisten mungkin sudah cukup untuk saat ini.

Tetapi kebutuhan modal jarang datang dengan pemberitahuan jauh-jauh hari. Ia datang ketika ada pesanan besar yang tidak bisa ditolak, ketika tempat sebelah tiba-tiba disewakan, atau ketika peralatan utama rusak. Saat itu, waktu untuk merapikan catatan sudah tidak ada.

Langkah kecil minggu ini

Coba lakukan satu latihan sederhana: bayangkan besok ada yang bertanya, "Berapa penjualan usaha Anda tiga bulan terakhir, dan berapa yang tersisa setelah semua biaya?"

Kalau Anda bisa menjawabnya dalam beberapa menit dengan angka yang bisa ditunjukkan, catatan Anda sudah dalam keadaan baik. Kalau jawabannya butuh berhari-hari menghitung ulang, itu tanda yang cukup jelas bahwa sudah waktunya mulai memakai sistem.

Layanan kami tersedia per jenis usaha, dari warung, toko bangunan, apotek, laundry, hingga bengkel, dan daftarnya bisa dilihat di katalog layanan. Mulailah dari usaha yang Anda jalankan hari ini, supaya ketika kesempatan untuk tumbuh datang, Anda tidak perlu menjawabnya dengan "nanti saya hitung dulu".