Untung di Laporan, Tetapi Tidak Ada Uang di Kas

Ada satu keluhan yang hampir selalu muncul dengan kalimat yang sama: "Katanya untung, tapi uangnya di mana?"

Pemilik usaha yang bertanya begitu biasanya sudah mencatat dengan rapi. Laporannya menunjukkan laba, penjualannya memang naik, dan tidak ada uang yang hilang. Tetapi ketika supplier menagih atau gaji harus keluar, saldo di rekening tidak cukup. Keduanya tidak saling bertentangan. Untung dan uang tunai memang dua hal yang berbeda, dan jarak di antara keduanya adalah hal yang paling sering membuat usaha sehat kehabisan napas.

Untung dihitung saat transaksi, uang bergerak belakangan

Laba dihitung pada saat penjualan terjadi. Begitu barang keluar dan harganya disepakati, angka itu sudah masuk ke laporan — tidak peduli uangnya dibayar hari ini, dua minggu lagi, atau belum dibayar sama sekali.

Kas bekerja dengan aturan lain. Ia hanya mencatat apa yang benar-benar masuk dan keluar hari itu. Penjualan besar yang dibayar bulan depan menambah laba sekarang, tetapi tidak menambah satu rupiah pun yang bisa dipakai membayar tagihan minggu ini.

Selama selisih waktu itu kecil, tidak ada yang terasa. Masalah muncul ketika usaha tumbuh: semakin besar penjualan, semakin besar pula uang yang sedang menunggu di tempat lain. Itulah kenapa usaha justru sering paling sesak persis ketika sedang ramai-ramainya. Kalau laporan laba ruginya sendiri belum tersusun, kami membahas isinya terpisah di kenapa usaha kecil perlu laporan laba rugi.

Tiga tempat uang biasanya menginap

Kalau laba ada tetapi kas tipis, uangnya hampir selalu ada di salah satu dari tiga tempat ini:

1. Di tangan pelanggan. Penjualan tempo yang belum jatuh tempo, atau sudah lewat tetapi belum ditagih. Ini biasanya yang terbesar.
2. Di rak dan gudang. Setiap barang yang belum terjual adalah uang yang sudah keluar tetapi belum kembali. Stok yang menumpuk terlihat seperti kekayaan di catatan, padahal ia adalah kas yang sedang tidak bisa dipakai.
3. Sudah keluar untuk hal yang bukan biaya. Cicilan pokok pinjaman, pembelian alat, atau uang yang diambil pemilik. Semuanya mengurangi saldo tanpa pernah muncul sebagai biaya di laporan laba rugi.

Ketiganya bukan kebocoran. Tidak ada yang hilang. Tetapi ketiganya menjelaskan seluruh selisih antara angka laba dan angka di rekening — dan sekali dihitung, biasanya pertanyaan "uangnya di mana" langsung terjawab.

Yang perlu dilihat bukan saldo, melainkan urutan tanggal

Saldo hari ini hanya memberi tahu keadaan hari ini. Yang menentukan apakah minggu depan aman adalah urutannya: kapan uang masuk, dan kapan uang harus keluar.

Bentuk paling sederhana cukup satu daftar dua kolom untuk dua minggu ke depan. Di satu sisi, tagihan yang sudah pasti: supplier yang jatuh tempo, gaji, sewa, listrik, cicilan. Di sisi lain, uang yang realistis masuk: piutang yang benar-benar akan dibayar, dan perkiraan penjualan tunai berdasarkan minggu-minggu sebelumnya.

Daftar sependek itu sudah cukup untuk melihat satu hal yang tidak pernah terlihat dari saldo: apakah ada hari di mana uang keluar lebih dulu daripada uang masuk. Kalau ada, Anda masih punya waktu untuk menggesernya — menunda satu pembelian, menagih lebih awal, atau meminta tempo satu minggu lebih panjang. Semua itu jauh lebih mudah dilakukan hari ini daripada pada hari tagihannya jatuh.

Usaha jarang tutup karena rugi. Lebih sering karena pada satu hari tertentu tidak ada uang untuk membayar sesuatu yang harus dibayar hari itu juga.

Memperpendek jarak, bukan menambah penjualan

Ketika kas terasa sesak, dorongan pertama biasanya menaikkan penjualan. Padahal kalau masalahnya ada pada jarak waktu, penjualan baru justru memperlebar jarak itu — apalagi kalau penjualannya tempo dan barangnya harus dibeli lebih dulu.

Yang lebih cepat berpengaruh adalah memperpendek jarak antara uang keluar dan uang masuk:

• Menagih lebih rapi, bukan lebih keras. Sebagian besar piutang lewat jatuh tempo karena tidak ada yang mengingatkan, bukan karena pelanggan tidak mau bayar. Caranya kami tulis di menagih piutang tanpa merusak hubungan.
• Menyesuaikan tempo pembelian dengan tempo penjualan. Kalau pelanggan membayar dalam 30 hari sementara supplier minta 14 hari, selisih itu harus ditanggung kas Anda setiap bulan. Membicarakan tempo dengan supplier sering lebih mungkin daripada yang dikira — dasarnya ada di catatan pembelian dan utang supplier.
• Mengurangi uang yang mengendap di rak. Barang yang lambat bergerak adalah kas yang tertahan paling lama. Cara mengenalinya ada di barang yang tidak laku.

Tidak satu pun dari ketiganya menambah laba. Ketiganya hanya memindahkan waktu — dan justru itu yang sedang dibutuhkan.

Kapan ini tidak perlu dikhawatirkan

Tidak semua usaha perlu memantau arus kas serapi ini.

Kalau hampir semua penjualan Anda tunai, stoknya cepat berputar, dan pembelian dilakukan setelah uang masuk, maka laba dan kas bergerak hampir bersamaan. Saldo rekening sudah cukup menggambarkan keadaan, dan membuat proyeksi dua mingguan hanya menambah pekerjaan tanpa memberi informasi baru.

Perhatian baru benar-benar diperlukan begitu ada tempo — entah Anda memberi tempo kepada pelanggan, atau menerimanya dari supplier. Sejak saat itu, saldo hari ini tidak lagi bisa dibaca sebagai keadaan usaha, dan satu hal lain jadi syarat: uang usaha harus terpisah dari uang pribadi, karena proyeksi tidak bisa disusun dari rekening yang juga dipakai belanja rumah. Alasannya kami bahas di memisahkan uang usaha dari uang pribadi.

Mulai dari dua minggu ke depan

Tidak perlu menyusun proyeksi setahun. Ambil selembar kertas, tulis semua yang harus dibayar dalam empat belas hari ke depan beserta tanggalnya, lalu tulis uang yang akan masuk beserta tanggalnya juga.

Kalau di suatu tanggal jumlah yang keluar lebih besar daripada yang tersedia, Anda baru saja menemukan satu masalah dua minggu sebelum ia terjadi. Itu selisih waktu yang biasanya cukup untuk menyelesaikannya tanpa panik.