Menyiapkan Data Sebelum Pindah ke Sistem Baru
Sebagian besar migrasi yang berantakan bukan gagal di sistemnya, melainkan di data yang dibawa masuk apa adanya.
Pindah ke sistem baru sering dibayangkan sebagai pekerjaan teknis. Di praktiknya, bagian tersulit terjadi sebelum satu baris data pun dipindahkan.
Rapikan dulu, baru pindahkan
Data yang kotor tidak menjadi bersih hanya karena berpindah tempat. Tiga hal yang paling sering perlu dirapikan:
- Nama ganda. "PT Maju", "PT. Maju", dan "Maju" biasanya adalah pelanggan yang sama.
- Satuan yang tidak konsisten. Ada yang dicatat per pak, ada yang per pcs, untuk barang yang sama.
- Saldo yang tidak pernah ditutup. Piutang lama yang sebenarnya sudah tidak akan tertagih sebaiknya diselesaikan sebelum ikut pindah.
Tentukan satu tanggal potong
Pilih satu tanggal, misalnya awal bulan. Data sebelum tanggal itu tinggal di sistem lama sebagai arsip; data sesudahnya hanya dicatat di sistem baru.
Menjalankan dua sistem "sementara" tanpa tanggal potong adalah cara paling umum untuk berakhir dengan dua-duanya tidak akurat.
Siapkan saldo awal, bukan seluruh riwayat
Yang benar-benar dibutuhkan sistem baru untuk mulai bekerja hanya keadaan hari ini: stok saat ini, piutang yang masih berjalan, daftar pelanggan aktif. Riwayat lima tahun ke belakang jarang dibuka, dan memindahkannya sering menunda peralihan berbulan-bulan.
Aturan sederhana: pindahkan yang Anda butuhkan untuk bekerja besok pagi, arsipkan sisanya.
Kalau ragu bagian mana yang perlu ikut, tim kami biasanya membantu memilahnya di sesi awal pemasangan.