Memesan Ulang Stok Sebelum Kehabisan, Tanpa Menumpuk Gudang

Dua keluhan yang terdengar berlawanan sering datang dari toko yang sama dalam minggu yang sama. Barang yang paling dicari habis di hari ramai, sementara rak belakang penuh barang yang tidak bergerak sejak entah kapan.

Keduanya berangkat dari satu kebiasaan yang sama: keputusan memesan ulang diambil saat barang sudah terlihat menipis, oleh orang yang kebetulan sedang berjaga, berdasarkan ingatan.

Kehabisan lebih mahal daripada yang terlihat

Yang hilang saat barang kosong bukan hanya satu penjualan. Pelanggan yang datang untuk satu barang biasanya membeli barang lain sekalian, dan keduanya ikut batal.

Setelah itu masih ada biaya susulan yang jarang dihitung: pesanan mendadak dengan ongkos kirim sendiri, atau membeli eceran di toko lain dengan harga yang hampir sama dengan harga jual Anda. Dan yang paling mahal, pelanggan yang dua kali menemukan barangnya kosong akan mencoba tempat lain.

Menumpuk juga bukan pilihan aman

Karena kehabisan terasa menyakitkan, banyak pemilik usaha berpindah ke ekstrem yang lain: membeli lebih banyak dari yang dibutuhkan supaya tenang.

Stok yang menumpuk adalah uang tunai yang sedang berbentuk barang. Selama ia di rak, uang itu tidak bisa dipakai membeli barang yang justru laris, membayar sewa, atau menutup gaji. Untuk barang bertanggal kedaluwarsa, uang itu bahkan bisa hilang seluruhnya.

Rak yang penuh terasa seperti usaha yang sehat, padahal yang menentukan sehat atau tidaknya adalah seberapa cepat isinya berganti.

Tiga angka yang menentukan kapan memesan

Titik pesan ulang tidak perlu rumus rumit. Yang dibutuhkan hanya tiga angka untuk setiap barang:

• Rata-rata terjual per hari — dihitung dari penjualan beberapa minggu terakhir, bukan dari perasaan.
• Lama barang datang — jarak dari saat Anda memesan sampai barang benar-benar bisa dijual, termasuk hari libur supplier.
• Cadangan pengaman — tambahan untuk hari yang lebih ramai dari biasa atau pengiriman yang terlambat.

Hitungannya: rata-rata harian dikalikan lama barang datang, lalu ditambah cadangan. Sebuah barang yang terjual enam bungkus sehari dengan supplier yang datang empat hari berarti butuh dua puluh empat bungkus hanya untuk bertahan selama menunggu. Ditambah cadangan dua hari, pemesanan ulang sebaiknya dilakukan saat sisanya tiga puluh enam, bukan saat rak sudah hampir kosong.

Angka itu ditulis satu kali, lalu dipakai berulang. Nilainya bukan pada ketepatannya, melainkan pada berpindahnya keputusan dari ingatan ke catatan.

Tidak semua barang layak diperlakukan sama

Sebagian kecil barang biasanya menyumbang sebagian besar penjualan, dan barang-barang itulah yang pantas dipantau ketat serta diberi cadangan lebih longgar.

Sisanya tidak. Barang yang terjual beberapa kali sebulan cukup dipesan sedikit dan tidak perlu dijaga cadangannya. Memberi perlakuan yang sama untuk seluruh isi rak adalah cara tercepat membuat pekerjaan ini terasa melelahkan lalu ditinggalkan.

Godaan potongan harga karena beli banyak

Potongan dari supplier untuk pembelian jumlah besar itu nyata, tetapi hanya menguntungkan kalau barangnya memang habis dalam waktu yang wajar.

Sebelum menerima tawaran itu, hitung berapa lama jumlah tersebut akan terjual dengan kecepatan penjualan yang sekarang. Kalau jawabannya beberapa bulan, potongan tadi sedang ditukar dengan modal yang mengendap — dan untuk barang bertanggal kedaluwarsa, sering ditukar dengan kerugian.

Barang lambat yang sudah terlanjur ada

Stok yang sudah menumpuk tidak akan bergerak sendiri karena didiamkan. Tiga jalan yang biasanya masih terbuka: turunkan harganya sampai laku, gabungkan dengan barang laris sebagai paket, atau tanyakan kemungkinan retur ke supplier selama hubungannya baik.

Menjual barang dengan untung tipis terasa mengecewakan. Tetapi uang yang kembali dan bisa diputar hampir selalu lebih berguna daripada barang yang menunggu pembeli yang tidak kunjung datang.

Yang bisa dan tidak bisa dibantu sistem

Sistem tidak bisa memutuskan berapa banyak yang Anda pesan. Yang ia lakukan adalah menyimpan angka yang selama ini harus dikira-kira: berapa rata-rata barang itu terjual, berapa sisanya sekarang, kapan terakhir dibeli dan dengan harga berapa, serta memberi tanda ketika sisanya menyentuh batas yang Anda tetapkan sendiri.

Dengan itu, memeriksa apa yang perlu dipesan berubah dari berkeliling rak menjadi membaca satu daftar. Sistem kami untuk penjualan harian — dari warung dan toko bangunan sampai apotek dan restoran — menyimpan riwayat itu per barang; daftar lengkapnya ada di katalog layanan.

Syaratnya satu: angka sisa stok di sistem harus mendekati kenyataan di rak. Kalau selisihnya sudah jauh, batas minimum pun ikut keliru, dan cara merapikannya kami bahas terpisah di catatan tentang stok opname.

Mulai dari sepuluh barang

Menetapkan titik pesan ulang untuk seluruh isi toko dalam sehari adalah pekerjaan yang akan berhenti di tengah jalan.

Ambil sepuluh barang yang paling sering terjual. Tetapkan titik pesan ulangnya, pakai selama sebulan, lalu tinjau: mana yang sempat kosong, mana yang menumpuk. Sepuluh barang yang tidak pernah habis biasanya sudah cukup untuk membuat perbedaan yang terasa di kas.