Menunda Pakai Sistem Juga Ada Biayanya, Hanya Tidak Pernah Tertulis di Nota

Setiap kali pembicaraan soal sistem manajemen usaha muncul, pertanyaan pertama yang hampir selalu kami dengar adalah: "Biayanya berapa?" Pertanyaan itu wajar. Uang yang keluar untuk berlangganan sistem terlihat jelas, tercatat di mutasi rekening, dan terasa setiap bulan.

Yang jarang ditanyakan adalah kebalikannya: berapa biaya yang sudah Anda bayar selama ini karena belum memakai sistem?

Pertanyaan itu sulit dijawab, dan justru di situlah masalahnya. Biaya menunda tidak pernah datang dalam bentuk tagihan. Ia tidak punya nota, tidak punya tanggal jatuh tempo, dan tidak pernah muncul di catatan pengeluaran mana pun. Ia hanya pelan-pelan mengurangi apa yang seharusnya tersisa di akhir bulan.

Biaya yang tidak terlihat tetap biaya

Bayangkan dua jenis pengeluaran. Yang pertama Anda bayar sekali di depan dan Anda tahu persis jumlahnya. Yang kedua tidak pernah Anda bayar secara langsung, tetapi setiap minggu ada sedikit uang yang hilang dari laci kas tanpa Anda sadari.

Kebanyakan orang lebih berhati-hati terhadap pengeluaran pertama, padahal yang kedua sering kali jauh lebih besar dalam setahun. Menunda pakai sistem termasuk jenis yang kedua.

Uang yang tidak pernah keluar dari dompet tetap bisa hilang dari usaha. Bedanya, Anda tidak pernah diberi tahu.

Ke mana saja biaya itu pergi

Dari usaha-usaha yang kami dampingi, biaya menunda biasanya bocor lewat beberapa jalur yang sama. Tidak semuanya terjadi di setiap usaha, tetapi hampir tidak ada usaha yang luput dari semuanya.

Waktu pemilik yang habis untuk merapikan catatan. Menyalin buku ke spreadsheet, mencocokkan nota, menghitung ulang kas yang tidak pas. Pekerjaan ini terasa produktif karena melelahkan, tetapi tidak satu pun menambah penjualan. Kami pernah mengajak pembaca menghitungnya sendiri di artikel berapa jam seminggu habis untuk merapikan catatan, dan hasilnya sering mengejutkan.

Stok yang menumpuk atau justru habis. Tanpa catatan yang tersambung dengan penjualan, pesanan ke supplier dibuat berdasarkan perkiraan. Barang yang laris kehabisan saat dicari pelanggan, sementara barang yang lambat terus dibeli dan uangnya mengendap di rak. Polanya kami bahas di artikel barang yang tidak laku.

Piutang yang terlupa. Pelanggan langganan yang membayar belakangan, bon yang dicatat di kertas lepas, transfer yang katanya sudah dikirim. Satu per satu nilainya kecil, sehingga tidak ada yang merasa perlu mengejarnya. Dijumlahkan, nilainya bisa setara dengan keuntungan beberapa minggu.

Pengeluaran kecil yang tidak pernah dihitung. Uang parkir, bensin antar barang, plastik tambahan, ongkos kirim yang ditanggung sendiri. Tanpa pencatatan, semua itu tidak pernah masuk ke perhitungan harga jual, dan margin terkikis tanpa ada yang tahu sebabnya. Kami menulisnya lebih lengkap di artikel pengeluaran kecil tanpa nota.

Keputusan yang diambil tanpa angka. Menambah karyawan, membuka jam lebih lama, mengganti supplier, menaikkan harga. Semua keputusan ini memakai uang sungguhan, tetapi sering diambil berdasarkan perasaan karena datanya tidak tersedia atau terlalu lama dikumpulkan.

Kenapa biaya ini terus membesar

Ada satu hal yang membuat menunda lebih mahal dari kelihatannya: biayanya tidak tetap. Ia ikut tumbuh bersama usaha Anda.

Saat transaksi masih sedikit, satu buku catatan memang cukup. Kesalahan kecil masih bisa diingat dan dibetulkan. Tetapi ketika pelanggan bertambah, produk bertambah, dan ada karyawan yang ikut mencatat, setiap kebocoran kecil ikut berlipat. Selisih kas yang dulu terjadi sebulan sekali kini muncul setiap minggu. Stok yang dulu bisa dihitung dalam satu jam kini butuh seharian.

Selain itu, ada biaya yang tidak bisa ditebus kemudian: data yang tidak pernah tercatat. Sistem bisa Anda pasang kapan saja, tetapi riwayat penjualan tahun lalu tidak bisa dibuat ulang. Setiap bulan yang lewat tanpa pencatatan rapi adalah bulan yang tidak bisa Anda pelajari nanti, saat Anda ingin tahu produk mana yang paling menguntungkan atau musim mana yang paling ramai. Kami menulis soal ini di artikel sistem bisa dipasang hari ini, data tahun lalu tidak bisa.

Alasan menunda yang paling sering kami dengar

Kami tidak menganggap alasan-alasan ini salah. Sebagian besar lahir dari pengalaman nyata. Tetapi ada baiknya dilihat sekali lagi.

• "Nanti saja kalau usaha sudah besar." Justru saat usaha masih kecil, berpindah ke sistem paling ringan. Datanya sedikit, kebiasaan lama belum mengakar, dan tidak ada operasional besar yang terganggu.
• "Sekarang lagi ramai, tidak sempat." Saat ramai adalah saat kebocoran paling besar terjadi. Menunda sampai sepi berarti membiarkan masa paling sibuk berjalan tanpa pengawasan.
• "Karyawan saya belum tentu bisa." Sistem yang dirancang untuk jenis usaha tertentu biasanya lebih mudah dipelajari daripada buku catatan yang aturannya hanya dipahami pemiliknya. Cara melatihnya kami bahas di artikel melatih tim memakai sistem baru.
• "Takut biayanya tidak sebanding." Ini pertanyaan yang adil, dan jawabannya berbeda untuk tiap usaha. Kami menguraikan cara menimbangnya di artikel berapa sebenarnya biaya sistem untuk usaha kecil.

Kapan menunda memang masuk akal

Kami juga ingin jujur: tidak semua usaha perlu sistem hari ini. Kalau usaha Anda dijalankan sendiri, transaksinya hanya beberapa dalam sehari, dan Anda bisa menjawab pertanyaan "berapa untung bulan lalu" dengan yakin tanpa membuka catatan, buku sederhana mungkin masih cukup.

Tetapi kalau salah satu dari hal berikut terasa akrab, menunda kemungkinan sudah lebih mahal daripada memulai:

1. Anda sering tidak yakin apakah kas di laci cocok dengan penjualan hari itu.
2. Ada karyawan yang mencatat transaksi saat Anda tidak berada di tempat.
3. Anda pernah kehabisan barang laris tanpa tahu sejak kapan stoknya menipis.
4. Anda memegang daftar bon pelanggan tetapi tidak yakin semuanya sudah ditagih.
5. Anda menghabiskan malam atau akhir pekan untuk merapikan catatan.

Mulai dari langkah yang paling kecil

Memulai tidak berarti mengganti seluruh cara kerja dalam semalam. Pilih satu bagian usaha yang paling sering membuat Anda pusing, entah itu kasir, stok, atau piutang, lalu mulai catat bagian itu dengan sistem. Setelah tim terbiasa, bagian lain bisa menyusul. Pendekatan ini kami jelaskan di artikel kenapa sebaiknya mulai dari satu sistem.

Biaya berlangganan sistem selalu bisa Anda lihat, hitung, dan hentikan kapan saja. Biaya menunda tidak bisa dilihat, tidak bisa dihitung, dan tidak akan berhenti dengan sendirinya. Dari dua biaya itu, hanya satu yang benar-benar bisa Anda kendalikan.

Kami menyediakan sistem siap pakai untuk berbagai jenis usaha, mulai dari warung, toko bangunan, apotek, restoran, hingga bengkel, dan sebagian bisa dicoba dengan paket gratis. Lihat pilihannya di halaman produk kami, lalu mulai dari yang paling dekat dengan masalah usaha Anda hari ini.