Tujuh Pertanyaan tentang Usaha Anda yang Seharusnya Terjawab dalam Lima Menit
Laba bulan lalu, piutang pelanggan, stok hari ini. Pertanyaannya sederhana, tetapi berapa yang bisa Anda jawab tanpa menebak?
Coba lakukan satu latihan kecil sebelum membaca lebih jauh. Siapkan jam di ponsel, lalu jawab tujuh pertanyaan di bawah ini tentang usaha Anda sendiri. Bukan dengan "kira-kira", tetapi dengan angka atau nama yang bisa Anda pertanggungjawabkan.
Batas waktunya lima menit untuk semua pertanyaan. Anda boleh membuka buku catatan, spreadsheet, atau aplikasi apa pun yang biasa Anda pakai. Yang tidak boleh hanya satu: menebak.
Tujuh pertanyaan itu
- Berapa laba bersih usaha Anda bulan lalu? Bukan omzet, bukan saldo rekening, tetapi pemasukan dikurangi semua pengeluaran.
- Produk atau layanan mana yang paling banyak menghasilkan keuntungan? Bukan yang paling laku, karena yang paling laku belum tentu yang paling untung.
- Siapa saja yang masih berutang kepada Anda, dan berapa totalnya? Termasuk bon pelanggan langganan yang "nanti juga dibayar".
- Berapa stok barang yang paling sering Anda jual, saat ini juga? Bukan stok terakhir yang Anda ingat, tetapi jumlah yang ada di rak sekarang.
- Berapa uang yang seharusnya ada di laci kasir kemarin sore? Lalu, apakah jumlah itu cocok dengan yang benar-benar dihitung?
- Hari apa dalam seminggu yang paling sepi, dan sejak kapan polanya begitu?
- Pengeluaran apa yang naik paling banyak dibanding tiga bulan lalu?
Pertanyaan-pertanyaan ini tidak rumit. Tidak ada satu pun yang membutuhkan ilmu akuntansi. Semuanya adalah hal yang wajar ditanyakan oleh siapa pun yang menjalankan usaha, termasuk diri Anda sendiri.
Kalau Anda butuh lebih dari lima menit
Sebagian besar pemilik usaha yang kami temui bisa menjawab dua atau tiga pertanyaan dengan cepat. Sisanya biasanya dijawab dengan salah satu dari tiga cara: "sebentar, saya hitung dulu", "nanti saya tanya karyawan", atau "kira-kira segini".
Ketiganya bukan tanda bahwa Anda pemilik yang buruk. Ketiganya adalah tanda bahwa data usaha Anda ada, tetapi tersebar. Sebagian di nota yang belum direkap, sebagian di grup chat, sebagian di ingatan karyawan, dan sebagian lagi di kepala Anda sendiri.
Masalahnya, keputusan usaha tidak menunggu rekap selesai. Anda tetap harus memutuskan hari ini apakah perlu belanja stok, apakah boleh memberi bon lagi kepada pelanggan tertentu, atau apakah harga perlu dinaikkan. Kalau jawabannya butuh waktu berjam-jam untuk dikumpulkan, yang terjadi biasanya bukan menunggu, tetapi memutuskan dengan perkiraan. Kami pernah menulis soal kebiasaan ini di artikel selama ini usaha Anda dijalankan dengan perkiraan.
Usaha yang sehat bukan usaha yang pemiliknya hafal semua angka, melainkan usaha yang angkanya bisa dilihat kapan saja tanpa harus dihafal.
Kenapa pertanyaan sederhana bisa terasa sulit
Ada tiga sebab yang paling sering kami lihat.
Catatan dibuat untuk disimpan, bukan untuk dibaca. Banyak usaha sebenarnya rajin mencatat. Nota disimpan, buku kas diisi setiap hari. Tetapi catatan seperti itu baru berguna setelah seseorang menjumlahkannya, dan pekerjaan menjumlahkan itulah yang selalu tertunda.
Satu kejadian tercatat di beberapa tempat. Penjualan ditulis di nota, uangnya masuk lewat QRIS, stoknya dicoret di buku gudang. Untuk menjawab satu pertanyaan, Anda harus membuka tiga tempat lalu mencocokkannya sendiri.
Pertanyaan tentang waktu membutuhkan riwayat. Pertanyaan nomor enam dan tujuh hanya bisa dijawab kalau ada catatan beberapa bulan ke belakang yang tersusun rapi. Catatan yang tercecer jarang bisa dipakai untuk melihat pola, karena merapikannya membutuhkan waktu yang tidak pernah ada.
Yang berubah ketika sistem manajemen dipakai
Sistem manajemen usaha pada dasarnya mengubah urutan pekerjaan. Tanpa sistem, Anda mencatat dulu, lalu suatu hari menghitung. Dengan sistem, perhitungan terjadi pada saat transaksi dicatat.
Ketika kasir memasukkan penjualan, stok berkurang di saat yang sama. Ketika pelanggan mengambil barang dengan bon, piutangnya tercatat atas nama pelanggan itu. Ketika hari berakhir, jumlah uang yang seharusnya ada di laci sudah tersedia untuk dicocokkan. Tidak ada rekap yang harus menunggu akhir bulan.
Hasilnya, tujuh pertanyaan tadi berubah dari pekerjaan berjam-jam menjadi beberapa ketukan di layar. Yang lebih penting, jawabannya sama siapa pun yang membukanya, entah Anda, karyawan, atau rekan usaha.
Tetapi kami juga perlu jujur: sistem tidak menjawab pertanyaan apa pun kalau tidak diisi. Sistem hanya mengurangi pekerjaan mencatat dan menghilangkan pekerjaan merekap. Kebiasaan memasukkan setiap transaksi tetap harus dibangun, dan itu butuh beberapa minggu pertama yang disiplin.
Mulai dari pertanyaan yang paling mengganggu
Anda tidak perlu menjawab ketujuh pertanyaan sekaligus. Lihat kembali daftar tadi dan pilih satu yang paling membuat Anda gelisah ketika tidak bisa menjawabnya.
- Kalau yang paling mengganggu adalah piutang, mulailah dengan mencatat setiap bon di satu tempat.
- Kalau stok, mulailah dari barang yang paling sering dijual, bukan seluruh isi gudang.
- Kalau laci kasir, mulailah dengan mencatat setiap penjualan dan menutup kasir setiap hari.
Satu bagian yang berjalan rapi lebih berguna daripada lima bagian yang setengah jadi. Alasannya kami jelaskan lebih panjang di artikel kenapa sebaiknya mulai dari satu sistem.
Ulangi latihan ini sebulan lagi
Simpan hasil latihan hari ini: berapa pertanyaan yang bisa dijawab dalam lima menit, dan mana saja yang tidak. Sebulan lagi, ulangi dengan pertanyaan yang sama. Selisih di antara keduanya adalah ukuran paling jujur apakah cara Anda mengelola usaha sudah berubah atau belum.
Kalau Anda ingin mencoba memakai sistem untuk satu bagian dulu, kami menyediakan sistem siap pakai untuk berbagai jenis usaha, mulai dari warung, restoran, apotek, laundry, hingga bengkel, dan sebagian bisa dimulai dengan paket gratis. Lihat pilihannya di halaman produk kami.