Omzet Naik Bulan Ini, tetapi Anda Tidak Tahu Kenapa

Bulan ini toko terasa lebih ramai. Antrean lebih panjang, stok lebih cepat habis, dan saat menghitung uang di akhir bulan, jumlahnya memang lebih banyak dari biasanya. Kabar baik, tentu saja.

Lalu ada yang bertanya, entah pasangan, karyawan, atau Anda sendiri saat melamun di jalan pulang: "Kenapa ya bulan ini bisa naik?"

Jawabannya biasanya terdengar seperti ini: "Mungkin karena musim hujan." "Kayaknya gara-gara promo kemarin." "Ya lagi rezeki saja."

Tidak ada yang salah dengan bersyukur. Tetapi kalau Anda tidak tahu kenapa omzet naik, ada dua hal yang sebenarnya sedang terjadi tanpa Anda sadari: Anda tidak bisa mengulanginya dengan sengaja, dan Anda tidak akan tahu kapan ia mulai berhenti.

Naik tanpa alasan sama rapuhnya dengan turun tanpa alasan

Kebanyakan pemilik usaha baru mencari penyebab ketika penjualan turun. Saat itu semua orang panik, catatan dibongkar, dan dugaan bermunculan. Masalahnya, mencari penyebab di tengah penurunan jauh lebih sulit, karena Anda tidak punya gambaran yang jelas tentang seperti apa keadaan "normal" sebelumnya.

Kenaikan omzet adalah waktu terbaik untuk belajar, justru karena tidak ada yang terburu-buru. Kalau Anda tahu persis apa yang mendorongnya, Anda punya resep. Kalau tidak, Anda hanya punya keberuntungan, dan keberuntungan tidak bisa dijadwalkan.

Omzet yang naik tanpa diketahui sebabnya bukan prestasi. Ia hanya kejadian yang kebetulan menguntungkan.

Pertanyaan yang biasanya tidak bisa dijawab

Coba jawab pertanyaan-pertanyaan ini untuk bulan terakhir, dengan angka, bukan perasaan:

• Produk mana yang paling banyak menyumbang kenaikan? Apakah semua produk naik sedikit, atau satu produk melonjak tajam?
• Pelanggan baru atau pelanggan lama? Lebih banyak orang yang datang, atau orang yang sama belanja lebih banyak?
• Hari dan jam berapa yang paling ramai? Apakah kenaikannya merata, atau menumpuk di akhir pekan saja?
• Lewat jalur apa? Datang langsung ke toko, pesan lewat WhatsApp, atau dari marketplace?
• Apakah untungnya ikut naik? Atau yang naik justru produk bermargin tipis, sehingga Anda lebih capek tetapi tidak lebih kaya?

Kalau sebagian besar jawabannya "kurang tahu" atau "kayaknya", Anda tidak sendirian. Hampir semua usaha yang mencatat di buku atau kepala berada di posisi yang sama. Bukan karena pemiliknya tidak peduli, tetapi karena catatan yang ada memang tidak dirancang untuk menjawab pertanyaan seperti itu.

Kenapa buku catatan tidak bisa menjawabnya

Buku penjualan harian biasanya hanya berisi satu angka per hari: total. Kadang dirinci per nota, tetapi tetap menumpuk di halaman demi halaman.

Untuk tahu produk mana yang naik, Anda harus membuka tiga puluh halaman, menjumlahkan per produk, lalu membandingkannya dengan tiga puluh halaman bulan sebelumnya. Untuk tahu pelanggan mana yang kembali, Anda harus ingat wajah dan namanya. Untuk tahu marginnya, Anda harus mencocokkan setiap penjualan dengan harga beli yang tercatat di buku lain.

Secara teori bisa. Dalam praktiknya, tidak ada pemilik usaha yang punya waktu untuk itu setiap bulan. Jadi pertanyaannya tidak pernah dijawab, dan keputusan tetap diambil berdasarkan dugaan. Kami pernah menulis tentang usaha yang dijalankan dengan perkiraan. Kenaikan omzet yang tidak dipahami adalah salah satu bentuknya yang paling halus, karena terasa menyenangkan.

Yang hilang saat Anda tidak tahu

Tidak tahu penyebab kenaikan omzet bukan sekadar rasa penasaran yang tidak terjawab. Ada kerugian nyata yang ikut menyertainya:

1. Anda tidak menambah stok yang tepat. Produk yang sedang dicari pelanggan habis di hari ketiga, sementara produk lain menumpuk di rak.
2. Promo yang berhasil tidak diulang. Atau sebaliknya, promo yang tidak berpengaruh apa-apa terus dijalankan karena dikira penyebabnya.
3. Anda menambah karyawan di waktu yang salah. Padahal ramainya hanya di jam tertentu, bukan sepanjang hari.
4. Margin tergerus tanpa terasa. Omzet naik, tetapi yang terjual lebih banyak adalah barang dengan untung tipis. Uang yang berputar lebih besar, uang yang tersisa sama saja.
5. Penurunan datang tanpa peringatan. Kalau Anda tidak tahu apa yang membuatnya naik, Anda juga tidak akan melihat saat faktor itu mulai melemah.

Poin terakhir ini yang paling sering terlambat disadari. Pelanggan baru dari satu kompleks perumahan, misalnya, bisa berhenti datang begitu ada toko baru di dekat mereka. Kalau Anda tidak pernah tahu bahwa mereka adalah sumber kenaikan, Anda hanya akan merasa "kok bulan ini sepi lagi".

Apa yang berubah ketika penjualan tercatat di sistem

Sistem manajemen usaha tidak membuat omzet naik dengan sendirinya. Yang ia lakukan adalah memastikan setiap penjualan tercatat dengan rincian yang cukup untuk ditanya ulang kapan saja.

• Setiap transaksi menyimpan produknya, jumlahnya, jamnya, dan siapa pembelinya. Bukan hanya total harian.
• Perbandingan bulan ini dan bulan lalu tinggal dibuka. Produk mana yang naik, mana yang turun, dalam hitungan detik, bukan seharian menjumlah.
• Harga beli tersimpan bersama barangnya. Sehingga yang terlihat bukan hanya omzet, tetapi juga untung kotor per produk.
• Pelanggan punya riwayat. Anda bisa melihat siapa yang baru pertama kali datang dan siapa yang belanjanya makin sering.
• Pola jam dan hari terlihat jelas. Keputusan soal jadwal karyawan dan jam buka punya dasar.

Kalau Anda belum tahu angka apa yang perlu dipantau, mulai dari yang sederhana. Artikel tiga angka yang layak dilihat setiap minggu bisa jadi titik awal. Dan kalau ternyata ada produk yang omzetnya besar tetapi lambat berputar, baca juga tentang barang yang tidak laku dan uang yang mengendap.

Mulai dari pertanyaan yang paling ingin Anda jawab

Anda tidak perlu langsung memakai semua fitur. Pilih satu pertanyaan yang paling sering membuat Anda menebak-nebak, lalu pastikan sistem yang Anda pakai bisa menjawabnya:

• Kalau yang paling Anda butuhkan adalah tahu produk terlaris dan untungnya, mulai dari pencatatan penjualan per produk lengkap dengan harga beli.
• Kalau yang paling penting adalah pelanggan, mulai dari mencatat nama atau nomor pelanggan di setiap transaksi.
• Kalau pesanan datang dari banyak jalur, mulai dari mencatat sumber pesanan di setiap transaksi.

Satu bulan pencatatan yang rapi sudah cukup untuk memberi Anda jawaban pertama. Tiga bulan sudah cukup untuk melihat pola. Kami menjelaskan kenapa sebaiknya mulai dari satu sistem dulu, bukan semuanya sekaligus.

Saat bulan ramai berikutnya datang

Bayangkan bulan ramai berikutnya. Kali ini, saat ada yang bertanya kenapa omzet naik, Anda bisa menjawab: "Roti tawar naik empat puluh persen, kebanyakan dari pelanggan baru, ramainya di Sabtu pagi, dan marginnya tetap aman."

Jawaban seperti itu bukan sekadar enak didengar. Itu adalah rencana untuk bulan depan: tambah stok roti tawar sebelum Sabtu, siapkan satu orang lagi di kasir pagi, dan cari cara agar pelanggan baru itu kembali.

Usaha yang tumbuh karena keberuntungan bisa berhenti kapan saja. Usaha yang tahu kenapa ia tumbuh bisa mengulanginya. Lihat sistem yang dibuat khusus untuk jenis usaha Anda, dari warung, toko roti, laundry, hingga bengkel, di katalog layanan.