Mencocokkan QRIS dan Transfer dengan Catatan Penjualan

Sebagian besar usaha kecil yang kami dampingi sekarang menerima QRIS. Perubahannya terasa di tempat yang tidak diperkirakan: bukan di cara melayani pembeli, melainkan di cara menghitung saat tutup toko.

Dulu menghitung uang di laci sudah cukup untuk tahu penjualan hari itu. Sekarang sebagian uang tidak pernah lewat laci sama sekali, dan angka yang muncul di rekening tidak sama dengan angka penjualan.

Uang masuk tidak selalu di hari yang sama

Pembayaran non-tunai tidak langsung mendarat di rekening begitu notifikasi berbunyi. Penyedia mengumpulkannya dulu, lalu mengirimnya sekaligus — umumnya di hari kerja berikutnya, dengan jadwal yang berbeda-beda antar penyedia.

Akibatnya penjualan hari Sabtu bisa baru terlihat di rekening hari Senin, tergabung dengan penjualan hari Minggu. Kalau yang dibandingkan adalah "penjualan hari ini" dengan "uang masuk hari ini", angkanya memang tidak akan pernah bertemu — bukan karena ada yang hilang, melainkan karena keduanya menghitung hari yang berbeda.

Yang perlu dicocokkan adalah satu kiriman dengan hari transaksinya, bukan satu hari dengan satu hari.

Angka di rekening memang lebih kecil, dan itu wajar

Setiap transaksi non-tunai dipotong biaya layanan sebelum sisanya dikirim. Besarnya berbeda menurut penyedia dan jenis dompet digital atau kartu yang dipakai pembeli.

Ada dua kekeliruan yang sering muncul di sini. Pertama, potongan itu diperlakukan sebagai selisih yang mencurigakan, padahal ia biaya. Kedua — dan ini yang lebih mahal — potongan itu tidak pernah dicatat sebagai biaya sama sekali, sehingga laba terlihat lebih besar daripada yang sebenarnya.

Yang dicatat sebagai penjualan tetap harga jual penuh. Potongannya dicatat terpisah sebagai biaya, sama seperti listrik atau kemasan.

Uang yang diterima di rekening bukan angka penjualan. Ia angka penjualan dikurangi biaya yang sering lupa dicatat.

Tangkapan layar dari pembeli bukan bukti uang sudah masuk

Ini kekeliruan yang paling sering kami temui, dan hampir selalu terjadi saat toko sedang ramai.

Pembeli menunjukkan layar ponselnya bertuliskan berhasil, kasir mengangguk, barang dibawa pulang. Beberapa hari kemudian baru ketahuan uangnya tidak pernah ada — transaksi tertahan, dibatalkan sendiri oleh aplikasi, atau tangkapan layar itu memang berasal dari pembayaran lain.

Kesepakatan yang perlu dibuat sekali dan berlaku untuk semua orang: yang menjadi bukti adalah notifikasi di perangkat atau akun usaha, bukan layar di tangan pembeli. Kalau notifikasi belum masuk sementara antrean memanjang, catat sebagai belum lunas lalu lanjutkan melayani — bukan dianggap lunas dan dilupakan.

Aturan ini sekaligus melindungi kasir. Tanpa itu, setiap pembayaran yang gagal berakhir menjadi tanggung jawab orang yang kebetulan berjaga hari itu.

Catat cara bayarnya saat transaksi, bukan nanti

Berat atau ringannya pekerjaan mencocokkan ditentukan di detik transaksi dicatat, bukan di malam hari saat menghitung.

Kalau setiap penjualan tercatat lengkap dengan cara bayarnya — tunai, QRIS, transfer, atau utang — mencocokkan tinggal membandingkan dua daftar. Kalau tidak, satu-satunya jalan adalah mengingat kembali transaksi satu per satu, dan ingatan jarang bertahan sampai akhir minggu.

Rutinitas yang bisa bertahan

Yang bertahan biasanya bukan cara yang paling teliti, melainkan yang paling pendek:

1. Setiap tutup toko. Hitung uang tunai seperti biasa, lalu catat total penjualan non-tunai hari itu. Dua angka, tidak perlu lebih.
2. Setiap kiriman masuk ke rekening. Cocokkan dengan total non-tunai hari yang bersangkutan. Selisihnya seharusnya sebesar biaya layanan.
3. Sekali seminggu. Telusuri yang tidak cocok saja. Kalau dua langkah di atas dikerjakan, jumlahnya sedikit dan kejadiannya masih segar diingat.
4. Sekali sebulan. Jumlahkan biaya layanan selama sebulan penuh. Angka ini sering mengejutkan pemilik yang belum pernah menjumlahkannya.

Satu rekening dan satu kode QR atas nama usaha

Mencocokkan hampir mustahil kalau uang penjualan masuk ke rekening yang juga dipakai membayar sekolah anak dan menerima kiriman keluarga. Memisahkan rekening usaha dari rekening pribadi adalah syarat yang perlu dibereskan lebih dulu.

Hal yang sama berlaku untuk kode QR-nya: satu kode atas nama usaha, bukan kode pribadi milik pemilik — atau, ini lebih sering terjadi daripada yang dikira, milik karyawan yang kebetulan ponselnya dipakai saat kode pertama dibuat.

Kapan ini belum perlu

Kalau non-tunai baru beberapa transaksi dalam seminggu, mencatatnya di buku dan mencocokkannya sekalian saat menutup kasir di akhir hari sudah memadai. Membuat prosedur berlapis untuk lima transaksi hanya menambah pekerjaan yang akan ditinggalkan dalam dua minggu.

Batasnya biasanya terasa saat non-tunai mulai menyaingi tunai, atau saat yang memegang kasir bukan lagi pemilik sendiri. Di titik itu, mengingat berhenti bisa diandalkan.

Yang membuat pencocokan bertahan bukan ketelitiannya, melainkan pekerjaannya yang cukup kecil untuk dikerjakan setiap hari. Dua angka saat tutup toko, dan satu penelusuran singkat sekali seminggu, sudah cukup untuk memastikan uang yang tercatat dan uang yang benar-benar ada tidak diam-diam berpisah selama berbulan-bulan.