Kasbon Karyawan: Membantu Tanpa Membuat Catatan Kusut

Tanggal dua puluh, seorang karyawan mendekat dengan wajah sungkan. Anaknya perlu biaya sekolah, atau motornya harus masuk bengkel. Ia minta kasbon, nanti dipotong dari gaji. Anda mengambil uang dari laci kasir, menyerahkannya, dan urusan selesai.

Setidaknya, terasa selesai. Masalahnya baru muncul dua minggu kemudian, saat gajian, ketika tidak ada yang yakin berapa sebenarnya jumlah yang dulu diambil.

Kasbon itu wajar, yang rawan adalah ingatannya

Di usaha kecil, kasbon hampir tidak bisa dihindari, dan memang tidak perlu dihindari. Karyawan yang dibantu di saat sulit biasanya lebih betah. Bagi banyak pemilik usaha, ini bagian dari hubungan kerja yang saling percaya.

Yang sering kami temui, masalahnya bukan pada keputusan meminjamkan. Masalahnya ada pada kebiasaan mencatat yang mengandalkan ingatan: "kemarin ambil tiga ratus, ya?", ditulis di balik nota, atau tidak ditulis sama sekali karena jumlahnya dianggap kecil.

Ketika gajian tiba, ingatan pemilik dan ingatan karyawan tidak selalu sama. Selisih lima puluh ribu saja sudah cukup untuk membuat suasana tidak enak, dan keduanya sama-sama merasa jujur.

Tiga cara kasbon membuat catatan berantakan

Uangnya diambil dari kas penjualan. Laci kasir berkurang, tetapi tidak ada transaksi penjualan yang menjelaskan kenapa. Saat menutup kasir di akhir hari, selisih ini muncul sebagai kekurangan, lalu dicari-cari penyebabnya.

Potongannya tidak konsisten. Bulan ini dipotong setengah, bulan depan lupa, bulan berikutnya dipotong penuh karena teringat. Karyawan tidak tahu sisa utangnya, pemilik juga tidak.

Kasbon bertumpuk sebelum yang lama lunas. Pinjaman kedua diberikan saat pinjaman pertama belum selesai dipotong. Dalam beberapa bulan, jumlahnya melampaui gaji satu bulan penuh, dan tidak ada yang sadar sampai karyawan itu memutuskan berhenti.

Aturan sederhana sebelum uang keluar

Tidak perlu surat perjanjian. Yang dibutuhkan adalah beberapa aturan yang disepakati sekali, lalu berlaku untuk semua orang:

1. Tentukan batas. Misalnya kasbon tidak boleh melebihi sebagian tertentu dari gaji bulanan. Angkanya Anda yang tentukan, yang penting sama untuk semua karyawan.
2. Satu kasbon berjalan dalam satu waktu. Pinjaman baru baru bisa diberikan setelah yang lama lunas, kecuali untuk keadaan darurat yang Anda putuskan sendiri.
3. Sepakati cicilan di depan. Dipotong sekaligus di gajian berikutnya, atau dibagi dua sampai tiga kali. Diputuskan saat uang diberikan, bukan saat gajian.
4. Hanya satu orang yang boleh memberikan. Kalau kasir, supervisor, dan pemilik sama-sama bisa meminjamkan, catatannya pasti terpecah.

Aturan seperti ini justru melindungi hubungan baik. Karyawan tidak perlu merasa sedang meminta belas kasihan, dan pemilik tidak perlu menimbang ulang setiap permintaan dari nol.

Yang perlu dicatat setiap kali

Catatan kasbon cukup berisi lima hal: tanggal, nama karyawan, jumlah, rencana potongan, dan sumber uangnya. Sumber uang ini sering terlewat padahal paling penting. Kalau diambil dari laci kasir, catat juga di kas harian sebagai pengeluaran kasbon, bukan dibiarkan menjadi selisih.

Setiap kali gaji dipotong, tulis potongannya dan sisa kasbon yang tertinggal. Dengan begitu, sisa utang selalu bisa dilihat tanpa perlu menghitung ulang dari awal.

Kasbon yang tercatat jelas adalah bentuk bantuan. Kasbon yang tidak tercatat adalah perselisihan yang ditunda.

Satu kebiasaan kecil yang banyak membantu: minta karyawan membaca atau menandatangani catatan itu saat menerima uang. Bukan karena tidak percaya, melainkan supaya kedua pihak memegang angka yang sama.

Uang kasbon bukan uang pribadi pemilik

Banyak pemilik usaha menganggap kasbon sebagai urusan pribadi dengan karyawannya, sehingga dicatat terpisah dari pembukuan usaha, atau malah tidak dicatat. Padahal kalau uangnya berasal dari kas usaha, itu adalah piutang usaha yang sedang dipinjam karyawan.

Kalau Anda sudah memisahkan uang usaha dari uang pribadi, perlakukan kasbon dengan cara yang sama. Kas usaha berkurang sekarang, lalu kembali secara bertahap melalui potongan gaji. Tanpa catatan itu, laporan kas akan terlihat lebih buruk dari keadaan sebenarnya.

Kapan buku catatan sudah cukup

Kalau karyawan Anda dua atau tiga orang, Anda sendiri yang menggaji, dan kasbon hanya terjadi sesekali, satu halaman buku khusus kasbon sudah memadai. Yang penting bukunya satu, disimpan di tempat yang sama, dan tidak bercampur dengan catatan belanja.

Keadaannya berubah ketika karyawan bertambah, penggajian diserahkan ke orang lain, atau kasbon diambil di beberapa cabang. Pada titik itu, catatan yang terhubung dengan kas harian dan penggajian mengurangi pekerjaan menghitung ulang setiap akhir bulan. Kalau Anda sedang menimbang langkah itu, beberapa sistem di halaman produk kami bisa menjadi tempat mulai, tetapi aturan di atas tetap perlu disepakati lebih dulu. Sistem hanya mencatat apa yang sudah jelas aturannya.